Rodzaj umowy: umowa o pracę
Wymiar czasu pracy: pełny etat
Miejsce pracy: Gdańsk, Grunwaldzka 216
Preferowany termin zatrudnienia: do uzgodnienia
Poszukujemy zaangażowanej osoby do prowadzenia sekretariatu dyrektora oddziału, która posiada bardzo dobre umiejętności organizacyjne niezbędne przy wspieraniu pracy dyrektora, koordynowaniu projektów, działań wielu biur i zarządzaniu przepływem informacji.
Zakres zadań wykonywanych na danym stanowisku (m.in.):
- organizacja pracy sekretariatu Dyrektora Oddziału, w tym prowadzenie i śledzenie terminarza spotkań, narad, wyjazdów służbowych, wykonywanie poleceń Dyrektora,
- organizacja wyjazdów służbowych Dyrektora Oddziału, w tym m.in. rezerwacja środków komunikacji, noclegów,
- zapewnienie sprawnego obiegu dokumentacji, w tym przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji przychodzącej do Oddziału oraz przygotowywanie dokumentów do wysyłki,
- redagowanie pism urzędowych,
- obsługa systemu Kancelaria oraz wykonywanie innych czynności określonych w instrukcji kancelaryjnej,
- obsługa aplikacji ESEW w zakresie przyznanych uprawnień,
- dbanie o sprawny przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Oddziału,
- obsługa poczty elektronicznej Oddziału, kontakt i obsługa petenta,
- koordynacja wyjazdów samochodów służbowych, zleceń dla kierowców,
- gromadzenie dokumentacji ewidencji czasu pracy kierowców oraz dokumentacji korzystania z samochodów służbowych.
Oczekiwania wobec kandydata:
- wykształcenie wyższe oraz min. 2-letnie doświadczenie zawodowe,
- znajomość obsługi komputera w tym Microsoft Office na poziomie zaawansowanym,
- wysoka kultura osobista,
- bardzo dobre umiejętności organizacyjne,
- umiejętność pracy w zespole,
- umiejętności komunikacyjne,
- dyspozycyjność,
- znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,
- znajomość języka angielskiego lub niemieckiego w stopniu komunikatywnym,
- wskazane doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku.
Oferujemy:
- stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę,
- możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji poprzez udział w szkoleniach,
- pakiet socjalny (dofinansowanie do wypoczynku, dofinansowanie do karty sportowo-rekreacyjnej, bony świąteczne),
- benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. 13-tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, nagrody jubileuszowe,
- możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, uprawnień do zniżek PKP,
- miejsce pracy w dogodnej lokalizacji, dobra komunikacja umożliwiająca łatwy dojazd do pracy.
Zasady naboru:
Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV pocztą elektroniczną na adres: oddzial.gdansk@ipn.gov.pl wraz z podaniem tytułu wiadomości: praca – sekretariat
Termin nadsyłania zgłoszeń do dnia 10.07.2022 r.
Ostatecznego wyboru kandydata dokonamy na podstawie wyników 2-stopniowego procesu:
1. Przeglądu zgłoszeń;
2. Wywiadu kompetencyjnego z wybranymi kandydatami.
Zgłoszenia, które nie spełnią wymogów formalnych, niekompletne oraz przesłane po terminie nie będą brane pod uwagę. Zastrzegamy sobie prawo odpowiedzi wyłącznie na wybrane zgłoszenia oraz wcześniejszego zakończenia rekrutacji. O terminie i miejscu przeprowadzenia rozmowy wybrani kandydaci zostaną powiadomieni indywidualnie.
Przesyłając swoją aplikację wyraża Pani/Pan zgodę na przetwarzanie przez Instytut Pamięci Narodowej – Komisję Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, Pani/Pana danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego.
Podstawa prawna przetwarzania danych została określona Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej RODO:
- w art. 6 ust. 1 lit. a - na podstawie zgody, którą Pani/Pan wyraził/a, wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne,
- w art. 6 ust. 1 lit. b - przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego, przed zawarciem umowy,
- w art. 6 ust. 1 lit. c - w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na stanowisko wskazane w aplikowanym ogłoszeniu oraz art. 221 Kodeksu pracy.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, z siedzibą w Warszawie, adres: ul. J. Kurtyki 1, 02-676 Warszawa. Administrator danych osobowych zapewni odpowiednie technologiczne, fizyczne, administracyjne i proceduralne środki ochrony danych, w celu ochrony i zapewnienia poufności, poprawności i dostępności przetwarzanych danych osobowych, jak również ochrony przed nieuprawnionym wykorzystaniem lub nieuprawnionym dostępem do danych osobowych oraz ochrony przed naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w IPN-KŚZpNP: inspektorochronydanych@ipn.gov.pl, adres do korespondencji: ul. J. Kurtyki 1, 02-676 Warszawa, z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych.
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty upoważnione przez Administratora.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia procesu rekrutacji na stanowisko pracy na jakie Pani/Pan aplikował/a lub do czasu wycofania przez Panią/Pana zgody.
Po upływie wskazanego okresu dane osobowe zostaną trwale usunięte.
Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii, prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo przenoszenia danych.
Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/a dotyczących narusza przepisy RODO.
Przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem.
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale nie podanie danych określonych w art. 221 Kodeksu pracy uniemożliwi wzięcie udziału w postępowaniu rekrutacyjnym.