Zakres zadań:
- Prowadzenie kancelarii ogólnej Oddziału i wykonywanie czynności kancelaryjnych, w tym w szczególności:
- przyjmowanie, segregowanie, rejestrowanie, przekazywanie i wysyłanie korespondencji
- rejestrowanie korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej, w bezdziennikowym rejestrze korespondencji, a w przypadku jego awarii, w dziennikowym rejestrze korespondencji
- dostarczanie na pocztę paczek i przesyłek listowych przygotowanych do wysłania przez poszczególne komórki organizacyjne Oddziału, w sytuacjach braku możliwości przekazania ich kurierowi
- przygotowywanie projektów umów, porozumień, upoważnień oraz decyzji, wg ustalonych wzorów
- prowadzenie rejestru umów zawartych przez Oddział
- prowadzenie kompletnego zbioru aktów kierownictwa wewnętrznego Instytutu
- zapewnienie właściwych techniczno-biurowych warunków pracy Oddziału, w tym dokonywanie zakupów mebli biurowych i innych artykułów wyposażenia oraz usług, w porozumieniu z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi
- organizacja napraw sprzętu biurowego (nie informatycznego)
- przestrzeganie terminów oraz koordynacja przeprowadzania obowiązkowych przeglądów gwarancyjnych i konserwacji sprzętu biurowego (nie informatycznego), w porozumieniu z osobami odpowiedzialnymi za powierzony sprzęt
- organizacja zakupu, wydawania, konserwacji i prania odzieży oraz obuwia roboczego, a także środków ochrony indywidualnej pracowników Oddziału
- gromadzenie dokumentacji związanej z wykonywaniem powierzonych zadań, w szczególności dokumentacji dotyczącej wydania odzieży oraz obuwia roboczego, udzielonych gwarancji (rękojmi), konserwacji i napraw urządzeń biurowych
- przygotowywanie formularzy o udzielenie zamówienia publicznego, połączone z dokonywaniem rozeznania rynku, w związku z realizacją ww. zadań
- zastępowanie pracownika sekretariatu Dyrektora Oddziału podczas jego nieobecności
Wymagania niezbędne:
- obywatelstwo polskie
- pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych
- nieskazitelność charakteru
- brak służby, pracy lub współpracy z organami bezpieczeństwa państwa, o których mowa w w art. 5 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz.U. z 2016 r. poz. 152 ze zm.), zwanej dalej ustawą o IPN lub działalności, o której mowa w art. 11 ust. 2b ustawy o IPN
- wykształcenie minimum średnie
- dla stanowiska starszy inspektor: minimum 4 letni staż pracy, w przypadku posiadania wykształcenia średniego oraz minimum 2 letni staż pracy, w przypadku posiadania wykształcenia wyższego
- dla stanowiska inspektor: minimum 2 letni staż pracy, w przypadku posiadania wykształcenia średniego oraz bez stażu pracy, w przypadku posiadania wykształcenia wyższego
- doświadczenie w wykonywaniu czynności kancelaryjnych
- doświadczenie w prowadzeniu sekretariatu
- znajomość języka polskiego w mowie i piśmie
Wymagania pożądane:
- doświadczenie w przygotowywaniu projektów umów/porozumień
- wykształcenie o profilu administracyjnym, ekonomicznym lub prawniczym
- umiejętność planowania i dobrej organizacji pracy
- komunikatywność
Preferowany termin zatrudnienia: od 16 maja 2016 r.
Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie do dnia 25.04.2016 r.:
- CV wraz z listem motywacyjnym
- kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie, ewentualne dodatkowe uprawnienia i kwalifikacje (np. kserokopie certyfikatów potwierdzających odbycie szkoleń i nabycie wiedzy)
- kserokopie dokumentów potwierdzających wymagany staż pracy tj. świadectwo/a pracy i/lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia
- kserokopie dokumentów potwierdzających doświadczenie w obsłudze kancelarii i sekretariatu, np. umowy zlecenia/o dzieło, w przypadku gdy dokumenty potwierdzające staż pracy nie potwierdzają tego doświadczenia
- oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
- oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych oraz że nie toczy się wobec kandydata postępowanie karne
- oświadczenie, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe
- oświadczenie o spełnianiu warunków określonych w art. 11 ust. 2, 2a i 2b ustawy o IPN
- oświadczenie kandydata, że nie należy do partii politycznej lub oświadczenie o gotowości do rezygnacji z takiej przynależności
- oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, w związku z procesem rekrutacji oraz naboru na wolne stanowisko pracy, w trybie określonym w ustawie z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. Nr 2135 ze zm.)
na adres:
Oddział Instytutu Pamięci Narodowej
Komisja Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu w Łodzi
ul. E. Orzeszkowej 31/35, 91-479 Łódź
z dopiskiem – rekrutacja RPO
Osoba zatrudniona na ww. stanowiskach jest zobowiązana do złożenia oświadczenia, dotyczącego pracy lub służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z tymi organami w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990r., zgodnie z ustawą z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2013, poz. 1388).
Ofertę można przesłać również drogą elektroniczną, na adres: oddzial.lodz@ipn.gov.pl. W przypadku zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną, konieczne będzie dostarczenie oryginałów życiorysu, listu motywacyjnego oraz wymaganych oświadczeń.
Po zakończeniu rekrutacji oferty będą niszczone, chyba że kandydat przekaże wraz z ofertą pisemną informację o zamiarze jej odbioru.